با عنایت به محتوای ماده 3 آئین نامه تحریر دفاتر، برای پلمپ دفاتر قانونی (روزنامه و کل) هر سال مالی (به جز سال تأسیس)، می‌بایست از یکسال قبل اقدام نمود. لذا در سال اول فعالیت، همزمان با پلمپ دفاتر سال تأسیس شرکت، برای پلمپ دفاتر سال بعد نیز اقدام کنید. تخطی از انجام به موقع این تکلیف، طبق بند 14 ماده 20 آئین نامه مزبور موجب رد دفاتر و جریمه مربوطه خواهد شد.
بنابراین تا فرصت یکساله به پایان نرسیده است، می‌بایست درخواست خود را مبنی بر پلمپ دفاتر، به صورت اینترنتی در سایت اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسانید. ما در این مقاله قصد داریم که مراحل این درخواست اینترنتی را گام به گام به تصویر بکشیم. پس تا پایان، این مقاله را دنبال کنید.
پیش‌نیازها
قبل از درخواست اینترنتی پلمپ دفاتر قانونی یک سال مالی، پیش‌نیازهایی وجود دارد که می‌بایست به آنها توجه کنید. این پیش‌نیازها به شرح زیر است:
پیش‌نیاز 1. تعیین اعضای هیئت مدیره
اولین و ساده‌ترین مورد، برگزاری به موقع مجمع عمومی سالانه و انتخاب اعضای هیئت مدیره است. چرا که شما برای درخواست اينترنتي پلمپ دفاتر، نیازمند مشخصات و اطلاعات اعضای هیئت مدیره خواهید بود. پس قبل از اقدام، از تعیین اعضای هیئت مدیره و ثبت آن در روزنامه رسمی اطمینان حاصل کنید.
پیش‌نیاز 2. تغییر آدرس اقامتگاه قانونی
دومین مورد اطمینان از ثبت تغییر آدرس اقامتگاه قانونی است. چنانچه اقامتگاه قانونی شخصیت حقوقی تغییر داشته است، این موضوع باید سریعاً از طریق درج در سایت اداره ثبت شرکت‌ها و سپس روزنامه رسمی وجهه قانونی پیدا کند. این مورد مهمترین نکته‌ای است که رعایت آن ضروری است. چرا که، در صورت عدم ثبت به موقعِ تغییر آدرس، قطعاً برای دریافت دفاتر قانونی خود به مشکل بر خواهید خورد.
پیش‌نیاز 3. زونکن مدارک قانونی
بهتر است مدارک و مستنداتی از جمله پروانه فعالیت، اساسنامه، روزنامه رسمی ثبت تأسیس شرکت و یا تغییرات آن، صورتجلسه‌ها و … را تهیه و در زونکن مشخصی نگهداری کنید. همچنین تغییرات ایجاد شده در رابطه با تغییر اقامتگاه قانونی یا … سریعاً ثبت کنید تا در مواقعی که به آنها نیاز دارید دچار مشکل و ایجاد وقفه در کار نشوید. اگر به دلیل رعایت نکردن هر کدام از موارد بالا نتوانید درخواست دفاتر خود را به موقع ثبت و دریافت کنید، کلیه تلاش‌های شما برای پیاده‌سازی یک سیستم حسابداری خوب و منظم بی‌فایده خواهد بود. چرا که، قطعاً از نظر مالیاتی به مشکل بر خواهید خورد (دفاتر شما رد خواهد شد).
توجه کنید!
برای درخواست دفاتر قانونی پلمپ شده یکسال فرصت دارید، توصیه می‌شود ثبت این درخواست را به روزهای آخر سال موکول نکنید.
مراحل درخواست اینترنتی پلمپ دفاتر قانونی
برای ثبت این درخواست هفت گام وجود دارد:
گام اول
ابتدا به سایت اداره ثبت شرکت‌ها به آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir وارد شوید، و مشابه تصویر زیر بروی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی کلیک کنید.
در ابتدا باید نوع شخص متقاضی دفاتر (که عموماً شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت‌هاست) را مشخص کرد. سپس نوع تقویم و زمان شروع سال مالی را باید با توجه به اساسنامه انتخاب نمود. با مشخص شدن شروع دوره مالی، تاریخ اعتبار دفاتر نمایش داده می‌شود. قسمت بعدی در این صفحه در رابطه با اطلاعات تماس متقاضی است. این قسمت باید با دقت تکمیل شود زیرا روند انجام کار به شماره تلفن همراه وارد شده اطلاع‌رسانی می‌شود. تصویر این مرحله، به شکل زیر است:
در گام فوق، با وارد کردن اطلاعات خواسته شده و شناسه ملی، اطلاعات شخصیت حقوقی در گام دوم نمایش داده می‌شود. توجه داشته باشید اطلاعات وارد شده مطابق با اطلاعات صحیح متقاضی باشد. در غیر این صورت با پیغام “خطا” مواجه خواهید شد.
گام دوم
در این مرحله در صورت صحت اطلاعات نمایش داده شده، می‌توان با تائید آنها، به گام بعدی رفت. همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، نکته مهمی که در پیش‌نیاز 2 اشاره شد، در گام دوم بروی صفحه سایت گوشزد شده است. پس نباید مغایرتی بین آدرس اقامتگاه قانونی و اقامتگاه واقعی وجود داشته باشد، چرا که دفاتر قانونی شما صرفاً به کد پستی مربوط به این آدرس ارسال می‌شود.
گام سوم
در این مرحله از طرف سیستم به درخواست شما، یک شماره پیگیری تعلق می‌گیرد و در وضعیت پذیرش موقت قرار می‌گیرید. در این مرحله باید سِمت فردی که اظهارنامه پلمپ را تکمیل می‌کند و همچنین اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره وارد شود.
گام چهارم
در این مرحله اطلاعات اعضای هیئت مدیره مورد نیاز است. باید مشخصات و اطلاعات هر عضو را وارد کرده و سپس با استفاده از کلید “ثبت اطلاعات شخص” آنها را ثبت کنید. اطلاعات ثبت شده در جدول موجود در پائین صفحه، نمایش داده می‌شود، و از ستون آخر، قابل مشاهده یا ویرایش خواهد بود. همچنین می‌توان پس از مشاهده اطلاعات شخص، در صورت نیاز با استفاده از دکمه “حذف شخص” آن را حذف نمود.
به همین ترتیب نام و مشخصات تمامی اعضا را باید وارد می‌کنید. تصویر زیر بعد از تکمیل اطلاعات کلیه اعضای هیئت مدیره شرکت شما خواهد بود.
گام پنجم
در این مرحله با انتخاب اعضای هیئت مدیره، سمت، مدت تصدی، وضعیت حق امضای هر یک از آنها را طبق صورتجلسه‌ها وارد می‌کنید. همچنین گزینه “هیئت مدیره خارج از شرکا” را با توجه به وضعیت هریک از اعضا مشخص کنید.
مانند مرحله قبل باز هم باید سمت‌ها به ترتیب وارد شده و سپس با استفاده از دکمه “ثبت سمت شخص” ثبت شوند. همچنین می‌توان از ستون آخر، اطلاعات وارد شده را مشاهده یا ویرایش نمود.
گام ششم
در این مرحله باید نوع دفتر و تعداد برگ‌های آن را انتخاب و سپس با استفاده از گزینه “ذخیره دفتر مورد تقاضا” آن را ثبت کنید. همچنین اگر دفتر خاصی به جز دفتر روزنامه و دفتر کل نیاز دارید، باید گزینه “دفتر خاص” را علامت بزنید تا از طریق اداره ثبت شرکت‌ها تهیه گردد.
دفتر روزنامه
دفتر کل
مشاهده فهرست دفاتر
گام هفتم
در مرحله آخر، صحت اطلاعات و مدارک مورد نیاز را ابتدا تائید نمایید.
و سپس با کلیک به روی دکمه “پذیرش نهایی” در تصویر زیر، درخواست شما به ثبت رسیده و در وضعیت پذیرش نهایی قرار می‌گیرد.
اما این پایان کار نیست. مدارک و مستندات خواسته شده در مرحله هفتم به همراه اصل اظهارنامه و رسید پذیرش مهر و امضا شده، باید از طریق پست، طی سه روز تقویمی برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال گردد. در غیر این صورت درخواست شما ابطال خواهد شد. پیگیری درخواست و رهگیری مرسوله از طریق سایت امکان‌پذیر است.
پس از تحویل مدارک به اداره پست، به مرسوله شما یک بارکد پستی تعلق می‌گیرد. شما می‌توانید از طریق شماره پیگیری محدداً وارد سایت شده، از بخش پیگیری درخواست، بارکد پستی را در کادر مربوطه وارد کنید.
لازم به ذکر است که، پرینت گرفتن از “اظهارنامه پذیرش پلمپ دفتر تجاری” و “رسید پذیرش“، در تصویر زیر جهت بایگانی مستندات قانونی شما ضروری است.
بعد از ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها، درخواست بررسی شده و در صورت تائید توسط کارشناس، می‌توانید هزینه دفاتر را بصورت اینترنتی از طریق سایت پرداخت کنید.
پس از پرداخت وجه توسط شما (در تصویر زیر)، دفاتر پلمپ شده از اداره ثبت شرکت‌ها ابتدا به اداره پست، و سپس به آخرین اقامتگاه قانونی شخصیت حقوقی (که در گام دوم صحت آن توسط شما تائید شد) ارسال می‌گردد.
لازم به ذکر است مهلت پرداخت هزینه دفاتر، از تاریخ تائید اظهارنامه توسط کارشناس به مدت 30 روز می‌باشد و در صورت عدم پرداخت در زمان مقرر، درخواست بصورت خودکار رد خواهد شد.
نتیجه‌گیری
** خودتان هم می‌توانید، برای پلمپ دفاتر اقدام کنید **
اگر این مقاله را مطالعه کردید،
لطفاً دیدگاه خود را در زیر همین صفحه برای ما ارسال کنید.
قطعاً دیدگاه شما، ما را در تولید آموزش‌های بعدی کمک خواهد کرد.
منبع: حسابیست
به قلم: تیم تحریریه حسابیست
منتظر مقالات بعدی حسابیست باشید.
6 دیدگاه برای “7 گام تا پلمپ دفاتر قانونی (روزنامه و کل) ”
سلام استاد خداخیرتون بده
تمام مراحل رو گام به گام ، واضح ، همراه با تصویر توضیح دادین، خیلی خوب بود.
من در این حد آشنا نبودم ولی خداروشکر الان با مقاله خوبتون کلی با مراحل درخواست پلمپ دفاتر آشنا شدم. ممنون
سلام و وقت بخیر
سلامت باشین
ممنون از تیم تحریریه حسابیست بابت وقتی که گذاشتن.
موفق باشید
با سلام چقدر عالی و جامع بود واقعا ممنون از این مقاله ی خوب که تمام مراحل رو شامل میشد و کاملا آشنامون کرد با روند درخواست پلمپ دفاتر
با سلام
خواهش میکنم
ممنون از تیم تحریریه حسابیست
سلام و احترام
ممنون از مقاله عالی تون
با مقاله کاربردی شما، خودم خیلی راحت تونستم ثبت دفاتر انجام بدم?
موفق و مستدام باشید??
سلام و وقت بخیر
خدا رو شکر که مفید واقع شده
موفق باشید