اصول شرح نویسی استاندارد در اسناد حسابداری

ثبت‌های حسابداری در فرمی به نام سند حسابداری صادر می‌شوند. در دنیای عمل ثبت‌های حسابداری ابتدا در فرم سند حسابداری صادر شده و سپس این فرم چاپ شده، و فرآیند مستند سازی یا بایگانی آن انجام می‌شود. از اجزای سند حسابداری بخش شرح نویسی آن بسیار با اهمیت است لذا از یک حسابدار باتجربه و منظم انتظار می‌رود که این بخش را با دقت و وسواس خاصی انجام دهد. شاید شرح نویسی کامل و اصولی در نظر بعضی از حسابدارها کاری بیهوده باشد. اما در این مقاله به نکاتی اشاره می‌کنیم که اهمیت شرح نویسی را برای یک سیستم حسابداری منظم و قابل اتکا توجیه می‌کند. پس تا پایان این مقاله را مطالعه کنید.

اهمیت شرح نویسی استاندارد

شرح نویسی مزایایی دارد که در ادامه به آنها اشاره شده است:

1) باعث خوانایی سند حسابداری می‌شود و مطالعه و درک آن را در زمان سند رسی حسابرسان یا حتی مراجعات بعدی خود حسابداران راحت می‌کند.

2) جستجوهای شما را در نرم افزار حسابداری راحت می‌کند. کافی است که با شرح مورد نظر سریعاً گزارش خود را فیلتر کنید.

3) برای ردیابی اسناد مثبته یک رویداد مالی به شما سرنخ می‌دهد. چرا که شماره یک فاکتور یا فیش واریزی و … در شرح سند قید شده است.

4) زمانی که گردش حساب یک مشتری یا تأمین کننده را برای او ارسال می‌کنید شرح کامل در هر ردیف از این گزارش باعث می‌شود رضایت خوبی از گزارش واحد حسابداری شرکت شما داشته باشند.

5) زمانی که از گردش یک حساب خاص خروجی اکسل تهیه می‌کنید، هیچ چیز به اندازه شرح نویسی کامل و مناسب به شما یا طرف حساب شرکت (مشتری یا …) در مغایرت‌گیری کمک نمی‌کند.

6) نبود نرم افزار یکپارچه و گزارشات متنوع ماژول‌های نرم افزاری را با شرح نویسی کامل و مناسب می‌توان جبران کرد.

7) شرح نویسی کامل و مناسب تاریخچه رویداد مالی و دلایل صدور یک سند حسابداری را برای شما یادآوری می‌کند. چرا تمام نکات یک رویداد مالی خاص به یادمان نمی‌ماند.

8) شرح نویسی کامل و مناسب سیستم حسابداری را منظم، قابل اتکا، و قابل فهم می‌کند.

9) وفاداری به الگو و اصول شرح نویسی شما را منظم و حرفه‌ای بار می‌آورد. چرا که به بهانه‌های مختلف از انجام آن طفره نمی‌روید.

10) دنبال مزیت دهم نباشید، به 9 مزیت بالا بسنده کنید (: و در ادامه اصول شرح نویسی را یاد بگیرید!

اصول و بخش‌های شرح نویسی استاندارد

شرح نویسی باید از یک الگو منظم تبعیت کند تا همه حسابداران یک شرکت با عمل کردن به آن، دستیابی به مزایای گفته شده را امکان پذیر کنند. سلیقه‌ای عمل کردن هر حسابدار در شرح نویسی، منظم بودن آن را از بین می‌برد. همانطور که می‌دانید دو نوع شرح سند وجود دارد:

• شرح عمومی سند: کلیت سند حسابداری را توضیح می‌دهد.
• شرح عملیات (سطرهای سند): علت بدهکار یا بستانکار شدن یک حساب را توضیح می‌دهد.

کاربرد شرح عمومی و شرح عملیات

وقتی نرم افزار یکپارچه حسابداری ندارید، شرح عمومی سند در جستجوی اسناد مشابه (مثلاً اسناد خرید، فروش، و …) کمک شایانی می‌کند. پس به آن بی‌توجه نباشید، و اطلاعات آن را کامل وارد کنید. اما شرح عملیات، در مغایرت‌گیری‌ها و جستجو در بین گردش‌های یک حساب کمک می‌کند. به هر حال برای هر دو این نوع شرح می‌توانید از الگوی زیر استفاده کنید تا کار ساده و منظم انجام شود.

الگوی شرح نویسی استاندارد

۱) بخش اول. بابت

شرح نویسی خود را با واژه بابت شروع کنید. این واژه کمک می‌کند که در مطالعه گردش یک حساب دلیل بدهکار و بستانکار شدن آن حساب را راحت درک کنید.

۲) بخش دوم. شرح کوتاهی از رویداد مالی

بعد از واژه بابت، شرح کوتاهی از رویداد مالی نوشته می‌شود. مثلاً خرید نقد یا نسیه ۳ عدد زونکن،

۳) بخش سوم. طی

بعد از شرح کوتاه، از واژه “طی” به عنوان کلمه عطف به اسناد مثبته استفاده کنید.

۴) بخش چهارم. عطف به اسناد مثبته

بعد از واژه طی، شماره اسناد مثبته را اضافه کنید. مثلاً ف ۴۹ (به معنای فاکتور ۴۹)، یا رسید پ ۵ (به معنای رسید پرداخت ۵)، و …

۵) بخش پنجم. نام طرف حساب

نهایتاً اگر نوع رویداد مالی ایجاب می‌کند، نام طرف حساب (مشتری یا فروشنده) را به انتهای شرح اضافه کنید.

کلام آخر

شرح نویسی استاندارد، باعث سهولت ردیابی و منظم شدن سیستم حسابداری می‌شود.

الگوی گفته شده، نمونه‌ای از شرح نویسی استاندارد است. شما می‌توانید الگوی مورد نظر خود را برای شرح نویسی داشته باشید. مهم این است که به رعایت بخش‌های آن در صدور سند حسابداری پایبند و وفادار باشید، تا در هر زمان از مزایای آن استفاده کنید.